Gestione del magazzino alimentare: una nuova soluzione per gli IPSAR
La problematica della gestione, della rintracciabilità e della riorganizzazione magazzino alimentare di un istituto alberghiero è sempre stato un problema difficilmente risolvibile con i tradizionali gestionali magazzino presenti sul mercato.
Negli istituti infatti le richieste dei buoni d’ordine dei docenti devono essere confermate da un budget mensile da parte dell’amministrazione, mentre i buoni d’ordine che la contabilità effettua verso i fornitori possono essere eseguiti solo in presenza di un CIG, quindi il fornitore deve essere aggiudicatario di una gara, seguendo tutte le norme dell’antiriciclaggio.
Gli alimenti, dal momento dell’ordine fino alla ricezione, devono essere controllati secondo le norme haccp con la rilevazione in fase di ricezione di eventuali non conformità.
Gli abbattitori in cui viene stipato il congelato devono essere controllati ogni giorno con la misurazione della temperatura in un registro e la rilevazione di eventuali non conformità.
Per la risoluzione di questo e di altre problematiche, è di circa un mesetto la nascita di un nuovo software gestionale di magazzino disegnato su misura per gli istituti alberghieri chiamato Ipsar Food.
ll software è stato sviluppato da Micropedia una software house già presente sul mercato della ricettività e negli istituti alberghieri nazionali con il suo PMS di successo chiamato Hotelpedia.
Il programma è totalmente in cloud e multipiattaforma e può essere utilizzato quindi da PC Mac e persino da tablet.
E’ possibile provarlo per oltre un mese registrandosi sul sito ufficiale dove si inseriranno tutti i dati dell’istituto.
Alla ricezione della mail presso la casella ufficiale istruzione.it si dovrà cliccare sul link per la attivazione dell’account e da quel momento dalla pagina ipsarfood.it sarà possibile accedere al pannello amministrativo dell’istituto dove è possibile caricare le classi, i docenti ed i plessi scolastici che compongono l’istituto.
Se infatti l’istituto è composto da più plessi scolastici, con un'unica licenza è possibile gestire più magazzini contemporaneamente.
I docenti di ogni plesso potranno fare ordini solo per gli articoli del proprio magazzino e non potranno vedere i dati dell’altro plesso.
Per fare un ordine al fornitore è necessario che questi risulti aggiudicatario di gara con un CIG di riferimento.
Nella gestione CIG consentiamo anche la creazione del file xml obbligatorio da mostrare sul sito con tutte le gare dell’istituto secondo le specifiche della legge .190/2012, art.1, comma 32: pubblicazione informazioni su contratti pubblici e trasmissione all’ANAC (Autorità Nazionale Anti Corruzione).
Il software è studiato per snellire il processo di acquisizione ed evasione degli ordini.
Con una comoda funzione chiamata wizard, infatti, i contabili possono accorpare gli ordini dei docenti generando con un click gli ordini fornitore cui assegnano il numero di protocollo generato dal sistema nazionale ed i fornitori riceveranno in tempo reale la mail contente l’ordinativo per gli alimenti richiesti dai docenti.
E’ prevista anche la realizzazione di una app mobile per alcune funzioni specifiche, ad esempio le schede tecniche dei docenti, che in laboratorio cucina possono seguire la correttezza dei procedimenti e controllare gli ingredienti dal proprio cellulare.
Il programma pur se sul mercato da un mese è già in prova presso 14 istituti alberghieri mentre due istituti uno a Bologna ed uno a Riccione, hanno già cominciato ad utilizzarlo.
L’obiettivo di Micropedia, come ci racconta il general manager Marco Ilardi, è rendere questo il software unico di riferimento a livello nazionale per gli istituti secondari alberghieri, gli istituti agrari dove sono più sentite le problematiche di magazzino.
Il programma è offerto con licenze illimitate e postazioni illimitate per istituto, che al costo di una licenza d’uso annuale possono connettere classi plessi e docenti anche variabili nel tempo.
L’assistenza annuale comprende la licenza d’uso, il database in cloud con backup giornaliero dei dati, l’assistenza e la consulenza via mail e da remoto per qualsiasi problematica tecnica e nuove implementazioni che dovessero rendersi necessarie per migliorare il prodotto o che ad esempio possono manifestarsi al cambiamento di una legge nazionale o da parte del MIUR.
