Il sistema informativo
Il sistema informativo consiste nell'insieme delle informazioni, del loro flusso "attraverso" l'organizzazione e delle risorse umane e strumentali che ne permettono la gestione. Nei casi reali non è tanto cruciale la costruzione iniziale del sistema informativo adeguato ai bisogni di un'organizzazione, quanto il suo mantenimento in funzione del cambiamento dei bisogni e dell'evoluzione dell'offerta tecnologica. In questa prospettiva è essenziale la formazione continua e just-in-time della componente umana, che non deve essere padrona solo del sistema informativo in gestione, ma anche della tecnologia emergente per porre in maniera nuova i problemi e sollecitare soluzioni più integrate e più efficienti. L'efficacia globale di un sistema informativo aziendale dipende, quindi, sia dalla percentuale del fatturato investito nelle infrastrutture informatiche, sia dal programma di formazione continua previsto dal piano di sviluppo strategico.
Il principale compito del sistema informativo consiste nella rilevazione, ossia nella individuazione, raccolta e diffusione negli ambiti appropriati delle informazioni pertinenti.
Il sistema informativo produce informazioni rivolte all'interno, a vantaggio di tutti coloro che, ai vari livelli, devono prendere decisioni, e per l'esterno, a beneficio dei soggetti direttamente o indirettamente interessati alla vita dell'impresa.
Nelle imprese contemporanee il sistema informativo si vale ampiamente della tecnologia informatica e telematica; utilizza, cioè, sistemi informatici costituiti da hardware (computer, unità di input, unità di output), software di base (i programmi che consentono di utilizzare il computer) e applicativo (programmi specializzati che gestiscono le procedure operative inerenti la fatturazione, le paghe, il magazzino, la contabilità ecc.)
Nelle esperienze più avanzate, le procedure informatizzate predisposte nei singoli settori aziendali sono state integrate in un unico sistema in grado di consentire l'accesso in automatico alle informazioni rilevanti da parte di tutti gli organi e uffici interessati.
I dati, immessi una volta per tutte nel sistema informativo integrato a partire dai documenti emessi dall'azienda stessa o dai documenti provenienti dall'esterno all'atto della registrazione, formano una base di dati cui le diverse funzioni possono accedere, elaborandoli per le proprie esigenze. Si attivano, in tal modo, flussi informativi automatici tra le attività funzionali (primarie e di supporto) come pure tra queste e la direzione generale.
Il collegamento in rete consente, inoltre, di attingere a banche dati esterne.
Il sistema informativo integrato può registrare ed elaborare informazioni sia contabili sia extracontabili, qualitative e quantitative.
Processi di rilevazione: le scritture contabili
Le scritture contabili rappresentano uno degli strumenti con i quali vengono rilevati tutti i fenomeni aziendali relativi a vendite, acquisti, pagamenti, incassi ecc. I libri e le scritture contabili sono costituiti da un insieme di libri o schede sui quali vengono registrate le informazioni relative a tutte le transazioni compiute da un'impresa; sono cioè libri, registri o documenti che gli imprenditori devono tenere aggiornati in base alla norma del codice civile al fine di riassumere fedelmente la situazione contabile e patrimoniale di un'impresa. Le scritture contabili devono essere conservate per un periodo di dieci anni; alcune devono essere tenute per legge obbligatoriamente (scritture obbligatorie), altre (scritture ausiliarie) vengono tenute dall'imprenditore come aiuto e controllo dell'amministrazione dell'azienda.
I libri e le scritture contabili possono consistere, in generale, in semplici annotazioni di eventi aziendali (scritture elementari) oppure in elaborazioni di dati aziendali (scritture complesse) finalizzate al raggiungimento di un determinato obiettivo, quale la determinazione del reddito di esercizio. A seconda del momento in cui vengono redatte, del criterio di valutazione, dell'oggetto, dello strumento di rilevazione e delle norme legislative, le scritture contabili si suddividono rispettivamente in antecedenti, concomitanti e susseguenti alle operazioni contabili cui si riferiscono, cronologiche quando raccolgono i dati in ordine al tempo.
I due libri contabili fondamentali sono il libro giornale, sul quale vengono registrate tutte le operazioni giornaliere in ordine cronologico, diviso in due libri contabili relativi alle entrate e alle uscite, e il libro mastro. Il libro mastro è quello principale, in cui vengono raccolti a sezioni divise i conti riassuntivi di un'impresa, raggruppando per conti di imputazione omogenei le registrazioni definitive tratte dai libri giornale e dalle registrazioni di prima nota. L'art. 2214 cod. civ. stabilisce l'obbligatorietà del libro mastro indicando che "l'imprenditore deve tenere le altre scritture contabili che sono richieste dalla natura e dimensione dell'impresa". All'interno del libro mastro attività e passività, entrate e uscite concorrono a definire lo stato patrimoniale e il conto economico di un'impresa, consentendo di "desumere chiaramente e distintamente i comportamenti positivi e negativi che concorrono alla determinazione del reddito" (art. 14, DPR 29 settembre 1973 n. 600).
In Italia, inoltre, il codice civile prevede la regolare tenuta dei seguenti libri contabili: il libro degli inventari, il libro cassa, il libro delle obbligazioni e delle cambiali, il libro matricola, il libro paga. L'art. 2217 cod. civ. afferma che l'inventario deve essere redatto all'inizio dell'esercizio di un'impresa e ogni anno successivo va sottoscritto dall'imprenditore e assoggettato alla vidimazione annuale entro tre mesi dalla chiusura dall'esercizio. Ai fini fiscali il libro degli inventari deve essere aggiornato "entro il termine stabilito per la presentazione della dichiarazione dei redditi" (art. 15, DPR n. 600). Il libro di cassa è il libro contabile su cui vengono registrate tutte le transazioni di cassa; particolari scritture extracontabili vengono adottate in concomitanza con le scritture del libro di cassa e come preparatorie alle stesse. Esse sono utilizzate in modo particolare nelle aziende bancarie e in altre imprese in cui i movimenti di denaro siano numerosi e di una certa entità, allo scopo di ottenere strumenti di controllo per i cassieri in materia di incassi o pagamenti presso la cassa dell'impresa.
Il libro matricola costituisce una rilevazione prevista dalla legislazione sociale e del lavoro; vi devono essere iscritti i lavoratori dell'impresa in ordine cronologico della loro assunzione e prima che siano effettivamente ammessi al lavoro; per ogni dipendente vanno indicati il numero di matricola, ossia il numero di ordine di assunzione, le generalità anagrafiche, il codice fiscale, gli estremi del libretto di lavoro, la data di assunzione e di licenziamento, la qualifica e la categoria, la retribuzione ecc. Il libro è soggetto a vidimazione iniziale da parte dell'INAIL nel caso vi siano dipendenti per i quali si rende obbligatoria l'assicurazione contro gli infortuni, oppure da parte dell'INPS. Il libro paga prevede che per ogni dipendente vengano indicate le ore giornaliere dedicate al lavoro, distinte in ordinarie e straordinarie, le retribuzioni, le ritenute previdenziali e quelle fiscali ecc.
Rispetto alle aree funzionali, la rilevazione fa specifico riferimento alla contabilità di magazzino, alla contabilità clienti, alla contabilità fornitori ecc.
Rispetto ai fini, la rilevazione si differenzia in base ai livelli decisionali: distinguiamo così tre insiemi di informazioni: quelle occorrenti per svolgere l'attività operativa, quelle richieste dall'attività direzionale e quelle che fanno da supporto alla pianificazione strategica. A ciascuno di questi livelli le informazioni possono avere carattere indicativo, prescrittivo, valutativo e di controllo.