Time Managment: 5 consigli per gestire al meglio il proprio tempo

Cos’è il tempo? Il tempo è ciò che utilizziamo come grandezza fisica per determinare qualunque evento, per caratterizzarlo e per assodare lo scorrere delle giornate, delle settimane, mesi e anni. I

Il tempo in realtà però sembra essere molto più di una grandezza fisica, visto che è oggetto da sempre di studi a livello scientifico e filosofico. 

Gestire al meglio il proprio tempo è fondamentale, spiega anche Andrea Giuliodori in un suo articolo su efficacemente.com, portale leader in Italia nel settore della crescita personale, nel quale racconta l'importanza dell'organizzare al tempo sia nel lavoro, che nello studio.

Il tempo quindi è in realtà più di una misura che utilizziamo per scandire la nostra vita. Ecco perché spesso ci chiediamo come pianificare meglio la giornata, come lavorare sulla gestione del tempo, come avere più tempo. 

In realtà però la giornata è sempre composta da sole 24 ore, ne più ne meno. Ma come gestirle al meglio? Vediamo nel dettaglio come pianificare il lavoro e avere più tempo. 

Come ottimizzare il tempo? 5 metodi da provare

Il tempo e la sua gestione ci assillano, perché ci accorgiamo spesso di come tante ore se ne vanno senza che in realtà abbiamo fatto niente. Ma come non sprecare il tempo e riuscire a lavorare meglio e ottenere dei vantaggi dal punto di vista della produttività? 

Oggi ti illustriamo 5 metodi che ti offrono la possibilità di gestire al meglio la tua giornata, eliminando tutte quelle distrazioni che ti fanno perdere tempo, e che non ti permettono di raggiungere gli obiettivi desiderati, oppure di crearti delle ore di libertà per i tuoi hobby. 

I 5 metodi principali che vogliamo illustrarti oggi sono: 

• Non fare le famose “To Do List” 
• Dare delle priorità. Il metodo Eisenhower
• Niente multitasking. Concentrati su una cosa per volta. 
• Imposta il giusto limite di tempo per ogni attività. La tecnica del pomodoro. 
• Impara a gestire la tua energia e non solo il tuo tempo 

Seguendo questi cinque metodi alla fine riuscirai a vedere come nel solito arco di tempo concluderai un maggior numero di attività. In questo modo avrai la possibilità di “crearti del tempo” in più da dedicare ai tuoi progetti, hobby, o semplicemente da passare con la tua famiglia e i tuoi amici.

Non fare le To Do List

In molti, la prima cosa che fanno quando devono organizzare la propria giornata o settimana è creare una lunga e noiosa To Do List. In realtà, fare una lunga lista di cose da fare non fa altro che peggiorare la situazione e anche la gestione del tempo. Un metodo molto utile per riuscire a liberarsi dalle To Do List, è invece impostare degli obiettivi. 

Creare una lista di obiettivi da raggiungere, magari in uno specifico lasso di tempo, permette di avere una lista molto meno lunga e soprattutto di avere più chiari i passi da fare giorno dopo giorno per raggiungerli. 

Dunque evita le liste delle cose da fare ma dai il via libera a un’impostazione degli obiettivi da raggiungere. Che non solo ti aiuta a organizzarti meglio ma ti offre anche la possibilità di iniziare la giornata con uno spirito più volenteroso. 

Dare le giuste priorità. Il metodo Eisenhower

Come riuscire ad aumentare la produttività e aumentare il proprio tempo libero? Questa è una domanda alla quale può dare risposta il famoso metodo Eisenhower o meglio matrice di Eisenhower. 

Secondo il presidente degli Stati Uniti d’America il Generale Eisenhower: la cosa importante di rado è urgente, ciò che è urgente raramente è importante. 

Con questa frase Eisenhower voleva sottolineare come fosse necessario distinguere le attività tra urgenti e importanti. Quelle urgenti sono attività che gli altri si aspettano da te e che dovresti fare velocemente perché hai gestito male gli impegni. Quelle importanti sono progetti a medio oppure lungo termine che possono migliorarti la vita. 

La matrice di Eisenhower dunque è suddivisa in quattro quadranti differenti, nei quali bisognerebbe inserire le proprie attività ossia: 

• 1° Quadrante: “Stato di Crisi” Attività urgenti e importanti 
• 2° Quadrante: “Qualità” Attività importanti e non urgenti 
• 3° Quadrante: “Inganno” Attività urgenti e non importanti 
• 4° Quadrante: “Spreco” Attività non importanti e non urgenti

In ogni quadrante bisognerebbe inserire e distinguere quali sono le diverse attività da portare a termine sia sotto il profilo dell’urgenza sia dell’importanza. Molto probabilmente compilando i vari quadranti ti accorgerai di come occupi principalmente il quadrante Q1 e il quadrante Q3. Il segreto sarebbe invece riuscire a riempire maggiormente il quadrante Q2. 

Come riuscire in ciò? Semplice bisognerà evitare di giungere allo “Stato di Crisi”, lavorando nei tempi giusti alle proprie attività importanti anche se dislocate sul lungo periodo. Dopo di ché bisogna mettere all’ultimo posto le attività non urgenti e non importanti, facendole solo quando si avrà realmente il tempo per farle. 

Quindi al primo posto andrebbero le attività “Importanti e non urgenti”, dopo le attività “urgenti e non importanti” e infine quelle che non sono né importanti né urgenti. In questo modo il primo quadrante quello delle attività urgenti e importanti potrà rimanere vuoto!

Rinuncia al multitasking. Concentrati su una cosa alla volta

Tutti noi pensiamo di avere il potere di riuscire a fare due o perfino tre cose contemporaneamente. Anche se in realtà siamo davvero in grado di fare più cose allo stesso tempo sarebbe meglio evitare di farlo. 

Il motivo è che utilizzare il multitasking secondo le ricerche, in realtà va ad abbassare il QI, quindi riduce le prestazioni, l’efficienza e perfino a lungo andare causare dei danni alle proprie capacità. Non solo, è stato comprovato come il multitasking sia controproducente per quanto riguarda le tempistiche di completamento della propria attività. 

Infatti, sebbene i costi di cambio tra un’attività e l’altra possano essere di pochi secondi, in realtà passare avanti e indietro da un’attivata all’altra, secondo l’American Psycological Association, potrebbe portare a grandi perdite di tempo. 

Per questo motivo, anche se superficialmente il multitasking sembra permettere di fare più attività insieme, in realtà richiede più tempo e causa anche un maggior numero di errori.

Impostare il giusto limite temporale per completare le proprie attività

Impostare dei limiti di tempo per riuscire a seguire al meglio ogni attività giornaliera rimanendo focalizzati su ciò che si sta facendo, senza lasciarsi andare a perdite di tempo e distrazioni può essere molto utile nella gestione dei propri impegni giornalieri. 

L’impostazione di vincoli di tempo aiuta ad essere dunque più efficienti e concentrati. Fare un piccolo sforzo in più per decidere quanto tempo bisogna assegnare ad ogni attività permette anche di comprendere l’urgenza e l’importanza di ognuna di queste. 

Ma non solo bisogna anche considerare il tempo necessario per ogni attività, in questo modo si saprà quando inserire una determinata task e quando un’altra. Senza perdere tempo a iniziare una cosa che non si può finire, o inserendo un’attività veloce in un lasso di tempo molto lungo. 

Un metodo molto utile che si può utilizzare è la regola del pomodoro. La tecnica del pomodoro è un sistema di gestione del tempo che permette di suddividere il proprio lavoro in intervalli di tempo separati da una breve pausa. Ogni intervallo di tempo prende il nome di “pomodoro”. La tecnica si chiama così perché il suo inventore negli anni ’80 Francesco Cirillo, si ispirò alla forma di un timer da cucina a forma di pomodoro che utilizzava quando era studente. 

La tecnica è molto semplice da applicare basta: 

1. Decidere l’attività che si vuole svolgere 
2. Impostare il timer pomodoro 
3. Quando suona il timer si avrà terminato il lavoro 
4. Ogni pomodoro si potrà fare una piccola pausa, di circa 3 minuti 
5. Ogni quattro pomodori si potrà fare una pausa più lunga, ad esempio 15 minuti 
6. Infine si azzera il conteggio, dopo una lunga pausa, e inizia dal punto 1.

Impara a gestire la tua energia

Infine, il quinto e ultimo metodo è gestire al meglio la tua energia. La gestione delle energie è necessaria per riuscire a non riempire solo la propria giornata di attività da fare, ma per organizzarla in base ai momenti nei quali ci si sente più produttivi. 

Infatti, come abbiamo accennato all’inizio, noi abbiamo sempre 24 ore. Anche se molte volte lo vorremmo, le giornate non si allungano ma si possono gestire meglio. Una soluzione ideale potrebbe essere dunque gestire i livelli di energia. 

Diverse persone di successo, compresi sportivi e imprenditori, sanno come sia importante riuscire a gestire le proprie riserve di energia e come migliorarle con la giusta alimentazione, un buon sonno, del cibo sano e anche facendo sport.

Una volta che avrai imparato a gestire e aumentare i tuoi livelli di energia sarai in grado di migliorare le tue prestazioni sul lavoro, e quindi concludere i tuoi task con la mente sgombra e pronta a fare ogni attività nel migliore dei modi.